KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ
GIỚI THIỆU MÔN HỌC
Nhằm cung cấp kiến thức về công sở và k? thu?t ĐHCS, trọng tâm:
+ Những vấn đề cơ bản về công sở
+ Các nội dung chủ yếu của KTĐHCS
+ Phương hướng, biện pháp đổi mới KTHC trong CCHC
+ Từ đó, rèn kỹ năng tổ chức công việc của cá nhân, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của CS
GIỚI THIỆU MÔN HỌC (tt)
Chương I: CS và hoạt động chủ yếu của CS

Chương II: Kỹ thuật điều hành công sở

Chương III: Phuong hu?ng v� bi?n ph�ap nâng cao hi?u qu? di?u h�nh CS
Chg I. 1. KHÁI NIỆM CÔNG SỞ
"Các tổ chức mang tính công ích được NN công nhận thành lập, chịu sự điều chỉnh của luật hành chính và các bộ luật khác đều có ý nghĩa là công sở" (PGS, TSKH. Nguyễn Văn Thâm)

Công sở được hiểu trên 2 mặt:
+ Về nội dung công việc
+ Về hình thức tổ chức
Chg I. 1. KHÁI NIỆM CÔNG SỞ (tt)
* Phaân bieät: Cô quan/ Coâng sôû
* Caùc loaïi coâng sôû:
- Coâng sôû haønh chính
- Coâng sôû söï nghieäp
- Coâng sôû laø caùc toå chöùc khaùc
Chg I. 2. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CS
1. Có vị trí pháp lý nhất định
2. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể do Nhà nước quy định và chịu sự kiểm sóat của cơ quan NN có thẩm quyền
3. Hoạt động trong nhiều mối quan hệ nhằm đảm bảo qủan lý tập trung thống nhất và phối hợp chặt chẽ giữa các ngành, các cấp, các vùng lãnh thổ, các CS
Chg I. 2. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CS (tt)
4. Phục vụ lợi ích công, lợi ích Nhà nước, không vụ lợi
5. Có các điều kiện và phương tiện cần thiết để thực hiện công vụ:
- Thẩm quyền
- Tổ chức - Nhân sự
- Tài chính - Tài sản
Chg I. 3. NHIỆM VỤ CHUNG CỦA CS
Quản lý công vụ theo pháp luật
Tổ chức nhân sự, phối hợp công việc giữa các bộ phận trong CS
Tổ chức công tác thông tin
Kiểm tra, theo dõi công việc của CB, CC
Tổ chức giao tiếp
Quản lý tài sản, ngân sách, hậu cần
Góp phần xây dựng pháp luật
Và một số nhiệm vụ khác
Chg I. 4. VAI TROØ CUÛA CS TRONG QLNN

Là 1/5 công cụ của họat động QLNN:
Công vụ - Công chức - CS� - Công sản - QĐHC

Là 1/4 yếu tố cấu thành nền công vụ:
Thể chế - Chính sách, chế độ đối với công chức - CS - Hệ thống tổ chức quản lý CV, CC
Là nơi diễn ra các họat động của NN, là bộ mặt
của cơ quan NN
Chg I. 5. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CS
1. Nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của công sở
2. Phải hoạt động theo đúng pháp luật
3. Đảm bảo cho CS có khả năng phát triển bền vững
4. Góp phần nâng cao trình độ CB,CC
5. Xây dựng được nề nếp làm việc khoa học
Chg I. 6. CÁC YẾU TỐ Ả/HƯỞNG ĐẾN H/LỰC, H/QUẢ H/ĐỘNG CS
Tác động của môi trường: Chính trị - Kinh tế - Văn hóa, xã hội - Tự nhiên .

Tổ chức hoạt động của CS do nhà QL tạo ra: Định mục tiêu, KH - Lãnh đạo, chỉ huy - Tổ chức - Thúc đẩy, hợp tác - Ra quyết định - Khai thác các nguồn lực (Nhân lực, tài chính, thông tin .) - Kiểm tra, kiểm soát (Vẽ các sơ đồ cần thiết)
SƠ ĐỒ VỀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU LỰC & HIỆU QUẢ ĐIỀU HÀNH CS
Môi trường Môi trường







Môi trường Môi trường







Hiệu lực
hiệu quả
Ra quyết
định
Mục tiêu
kế họach
Lãnh đạo
chỉ huy
Kiểm tra
kiểm soát
Thúc đẩy
hợp tác
Nguồn
nhiên liệu
Truyền
thông
Tài
chính
Tổ
chức
Chg I. 7. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG SỞ
1. Công khai
2. Liên tục
3. Có sự phân công rõ ràng
4. Dân chủ hóa trong điều hành
5. Tuân thủ pháp luật
Chg II. 1. KHÁI NIỆM KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH
Kỹ thuật điều hành: phương pháp, cách thức tổ chức và điều hành công việc
Nghiệp vụ hành chính: kỹ năng mang tính chuyên môn riêng của một nghề
KTĐH gắn với khái niệm "Công nghệ hành chính"
Chg II. 2. VAI TRÒ CỦA KT ĐIỀU HÀNH

+ Goùp phaàn taïo ra NSLÑ cuûa CS
+ Taïo ra neàn neáp laøm vieäc KH trong CS
+ Goùp phaàn giaûm bôùt caùc TTHC röôøm raø
+ Goùp phaàn cung caáp caùc dòch vuï HC coù chaát löôïng cao
Chg II. 2. VAI TRÒ CỦA KT ĐIỀU HÀNH (tt)
+ "Của cải duy nhất, đó là phương pháp" (Fridrich Nietzche - Đức)
+ "Thành công nghề nghiệp của bạn tùy thuộc vào hiệu lực các công cụ và kỹ thuật tổ chức của bạn" (Daniel Ollivier - Pháp)
+ Hồ Chủ tịch: Cách tổ chức công việc là 1/4 yếu tố thành bại của một CQ,TC
Chg II. 3. ĐẶC ĐIỂM CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH NGÀY NAY
1. Không ngừng đổi mới nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin
2. Góp phần cung cấp dịch vụ HC cho người dân và QLNN
3. Tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật và phương pháp điều hành mới
4. Không tách rời truyền thố�ng dân tộc, truyền thống văn hóa
Chg II. 4. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KTĐH CS
1. Thieát keá, phaân tích vaø phaân coâng c/vieäc
2. Toå chöùc ñieàu haønh c/vieäc
3. Xaây döïng KH vaø laøm vieäc theo KH
4. Xaây döïng quy cheá laøm vieäc
5. Toå chöùc hoäi hoïp
6. Kieåm tra, kieåm soùat coâng vieäc
7. Xaây döïng vaên hoùa toå chöùc CS
8. Baûo ñaûm ñieàu kieän laøm vieäc
1. 1. KHAÙI NIEÄM THIEÁT KEÁ COÂNG VIEÄC
"Cách thức xác định những n/vụ kết hợp với nhau để tạo thành các c/việc hoàn chỉnh" (PGS, TSKH. Nguyễn Văn Thâm)
Phân chia các c/việc lớn, nhỏ hợp lý
Cần phân biệt với thiết kế tổ chức
1.2. YÊU CẦU THIẾT KẾ CV
1. Phù hợp với mục tiêu của CS
2. Nội dung công việc phải rõ ràng
3. Mỗi công việc phải có ý nghĩa tới toàn bộ nhiệm vụ chung của cơ quan
4. Tạo khả năng sáng tạo cho CB, CC
5. Tạo được khả năng hợp tác khi g/q c/việc
6. Tạo khả năng kiểm tra công việc thuận lợi
1.3. CÁC PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ� CÔNG VIỆC

* Theo daây chuyeàn

* Theo nhoùm

* Theo töøng caù nhaân
1. 4. KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CV
+ "Là quá trình đánh giá, xác định các công việc và các hành vi cần thiết để thực hiện công việc"

+ Là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống

+ Là quá trình xem xét về đặc điểm, tính chất
của từng công việc lớn, nhỏ để tiến hành phân công công việc hợp lý
1.5. MỤC ĐÍCH PHÂN TÍCH CV
> để tổ chức công việc khoa học, hợp lý
> ẹeồ lửùa choùn vaứ saộp xeỏp, phaõn coõng CB, CC hụùp lyự
> Laứm cụ sụỷ ủeồ�:
+ Xaực ủũnh nhu ca�u ủaứo taùo, bo�i dửụừng CB,CC
+ Xaực ủũnh caực yeỏu toỏ laứm aỷnh hửụỷng ủoỏi vụựi coõng vieọc
+ đaựnh giaự CB,CC vaứ keỏt quaỷ coõng vieọc
> Giuựp xaõy dửùng caực coõng cuù quaỷn lyự nhaõn sửù: baỷn phaõn tớch coõng vieọc, baỷn moõ taỷ coõng vieọc, baỷn yeõu ca�u c/moõn ủoỏi vụựi coõng vieọc, baỷn tieõu chuaồn keỏt quaỷ coõng vieọc

1.6. CÁC KIỂU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

+ Theo chuyeân moân hoùa
+ Theo caùc tieâu chuaån vaø ñònh möùc cuï theå
+ Theo t/nhieäm ñöôïc giao vaø naêng löïc CB
+ Theo nhoùm
+ Theo ñòa baøn hoïat ñoäng
2.1. YÙ NGHÓA CUÛA TCÑH
COÂNG VIEÄC
- Hiện thực hóa mục tiêu h/động của CS�
- Là khâu triển khai việc thiết kế, phân tích, phân công c/việc và sử dụng các công cụ, phương tiện, phương pháp trong quản lý vào hoạt động CS
- Là tác động trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động của CS
2.2. CA�C NGUYE�N TAẫC
ẹIE�U HAỉNH CO�NG VIE�C
a. Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp
b. Hoạt động điều hành phải hài hòa
c. Thủ tục áp dụng phải rõ ràng, dễ áp dụng
d. Tránh vi phạm thẩm quyền
e. Đảm bảo tính dân chủ

MẤY VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CV
1. Nắm vững và vận dụng tốt các nguyên tắc điều hành công việc
2. Thực hiện chế độ ủy quyền, phân cấp giải quyết công việc hợp lý
3. Thực hiện tốt sự phối hợp trong công việc
4. Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm sóat công việc
3.1. KHAÙI NIEÄM KEÁ HOAÏCH
- Là VB trình bày có hệ thống, dự kiến tổ chức thực hiện một c/tác, một c/việc của CQ, TC trong một khoảng thời gian nhất định
- Là một lịch trình chi tiết những việc cần làm, thường kèm theo phương pháp để đạt được một mục tiêu nhất định
- Lập KH là "Sự xác định mục tiêu cụ thể cần đạt được và những bước đi cần thiết để đạt được các mục tiêu đó"� (PGS, TSKH. Nguyễn Văn Thâm)
3.2. VAI TRÒ CỦA LẬP KH
Lập KH là chức năng cơ bản nhất trong số các chức năng quản lý
"Điều quan trọng là phải có KH, mục đích và xác định quyền ưu tiên cho mỗi c/việc"
(Kerry Gleeson)
- "Thà tăng thời gian trong việc lập KH sản xuất còn hơn là vội vàng, rồi gặp vấn đề tới đâu giải quyết tới đó" (Richard Sloma)

3.3. TÁC DỤNG CỦA KH
- Làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ trong mọi họat động quản lý
- Là công cụ để QL, TC mọi h/động của CS
- Giảm độ bất định, tăng tính chủ động trong quản lý, lãnh đạo
- Giúp tiết kiệm trong hoạt động của CS
- Là công cụ để kiểm tra, đánh giá c/việc
3.4. THỰC TRẠNG LẬP KH
HIỆN NAY
+ Có nhiều tiến bộ trong thời kỳ đổi mới
+ Nhận thức chưa đầy đủ
+ KH,CT còn nặng tính hình thức, xin - cho
+ Tác dụng trong thực tiễn thấp
+ Kém tính khả thi
+ Phương pháp, kỹ thuật còn yếu
3.5. NGUYÊN TẮC LẬP KH, CT


- Nguyeân taéc heä thoáng
- Nguyeân taéc öu tieân
- Nguyeân taéc döï phoøng
3.6. YEÂU CAÀU CUÛA LAÄP KH, CT
- Thiết thực, khả thi
- Kịp thời
- Thống nhất, đồng bộ, toàn diện
- Xác định rõ trọng tâm, trọng điểm
- Cụ thể, rõ ràng ( 5W + 1H )
- Không ngừng nâng cao năng lực, kỹ thuật lập KH
3.7. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Bước 1. Xác định mục tiêu:
- Định lượng k/quả cần đạt - T/gian thực hiện

Bước 2. Phương án thực hiện mục tiêu:
- Xây dựng, lựa chọn phương án

Bước 3. Xác định các hoạt động cần thực hiện:
- Các hoạt động cần làm
- Nội dung từng hoạt động
- Cá nhân, đơn vị thực hiện


3.7. QUY TRÌNH LẬP KH (tt)
Bước 4. Lập lịch trình các hoạt động:
- Thứ tự ưu tiên công việc
- Lịch trình công việc theo thời gian
- Thời gian thực hiện từng công việc
- Thời gian giao nhau của nhiều công việc
3.7. QUY TRÌNH LẬP KH (tt)
Bước 5. Thiết lập biểu đồ Gant:
Tổng thể - Tiến độ - Cường độ
Bước 6. Xác định các nguồn lực, điều kiện:
Nhân lực - Tài chính - Phương tiện- CN
Bước 7. Đánh giá kế hoạch:
- Tính khả thi của KH
- Các khả năng làm ảnh hưởng đến KH
- Các khả năng ảnh hưởng của KH đối với:
Tổ chức, khách hàng, môi trường
4.1. KHÁI NIỆM VỀ� QCLV
- "Là VB xác định n/tắc, t/nhiệm, q/hạn, chế độ và LLLV của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng" (QĐ số 31-QĐ/TW ngày 1/10/1997).
- Là VB quy định về:
+ Quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bộ phận, cá nhân
+ Quan hệ làm việc và cách thức phối hợp trong cơ quan khi giải quyết một công việc nhất định
+ Tiêu chuẩn để đánh giá công việc.
+ Và một số chế độ khác
4.2. CÁC LOẠI QUY CHẾ
+ Mang tính quy phạm chung: áp dụng cho mọi cơ quan

+ Mang tính cá biệt: đề ra những yêu cầu mang tính đặc thù của mỗi cơ quan, tổ chức
4.3. TÁC DỤNG CỦA QUY CHẾ LÀM VIỆC
1. Giúp chuyển hóa, cụ thể hóa các quy định PL
2. Giúp cho việc ĐH họat động của CS được tốt�
3. Tạo điều kiện đưa tiến bộ KH - CN vào quản trị CS
4. Là cơ sở để x/dựng, tổ chức thực hiện cải cách TTHC
5. Là công cụ đảm bảo DC�: "nhằm vô hiệu hóa các biểu hiện tiêu cực của một số cá nhân; là vũ khí chống lại thói độc đoán và tạo cho người lao động cảm giác an toàn" (Theo Amiel - Bonnet - Jacobs trong K/học quản lý HC)
4.4. YÊU CẦU XÂY DỰNG QCLV
1. CS cần có đầy đủ quy chế
2. Rõ ràng, cụ thể, dễ áp dụng
3. Phù hợp với thực tế, có tính khả thi cao
4. Đảm bảo dân chủ trong xây dựng và thực hiện QC


4.5. CÁCH BAN HÀNH VÀ BỐ CỤC QUY CHẾ LÀM VIỆC
- Ban hành đú�ng trình tự, thủ tục
- Được ban hành kèm theo một VB quy phạm đúng thẩm quyền
Bố cục hợp lý theo:
Chương - Mục - Điều - Khoản - Điểm
- Cần được thảo luận rộng rãi trước khi b/hành
4.5. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG QUY CHẾ
Quy chế của Bộ Thủy sản
Chương I. Quy định chung
Điều 1. Mục đích
Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Chương II. Phạm vi và quan hệ phối hợp g/q công việc
Điều 3. Phạm vi g/q công việc của Lãnh đạo Bộ
Điều 8. Quan hệ phối hợp g/q công việc
Điều 9. Trách nhiệm của cán bộ, công chức
Điều 10. Thẩm quyền ký, ban hành văn bản Lãnh đạo Bộ
� Điều 11. Thẩm quyền ký thứa lệnh, TUQ Bộ trưởng
Điều 12. Thủ tục gửi VB trình g/q ccông việc
Điều 13. Xử lý vb trình và thông báo kết quả
4.5. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG QUY CHẾ (tt)
Chương III. Lập chương trình công tác, tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Điều 14. Các loại chương trình công tác (năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần)
Điều 15. Trình tự và cách thức lập chương trình, kế hoạch công tác
Điều 16. Các cuộc họp của Bộ
4.5. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG QUY CHẾ (tt)
Chương IV. Mối quan hệ công tác

Điều 17. Quan hệ với Ban Cán sự Đảng
Điều 19. Quan hệ với C/đoàn T/sản VN
Điều 20. Quan hệ với C/đoàn, ĐTN và TTND cơ quan Bộ

Chương V. Điều khoản thi hành

5.1. SÖÏ CAÀN THIEÁT CUÛA HOÄI HOÏP

- Là phương thức được sử dụng trong QL để:
+ Chỉ đạo, điều hành công việc
+ Tập hợp, khai thác trí tuệ tập thể
+ Phát huy d/chủ� của các t/viên trong CS
+ Trao đổi thông tin
+ Kiểm soát công việc / Ra quyết định
5.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA HỘI HỌP (tt)
- "Mọi người đều phải nhờ đến nhau để g/q c/việc nên sự HH là điều kiện lý tưởng nhất ." (Theo Kerry Gleeson trong Tổ chức làm việc theo k/học)

- "Họp là phương thức chủ yếu trong việc vận hành bất kỳ tổ chức nào vì chúng là nơi mọi người đưa ra các quyết định, giải quyết vấn đề, phân công công việc, tiếp xúc, động viên, tạo mối quan hệ, thương thảo và đào tạo con người"
- 40 - 70% thời gian làm việc của nhà QL (Theo Vietnamworks.com)
5.2. CÁC LOẠI HỘI HỌP
Hội nghị kiểm điểm, đánh giá công việc thường kỳ.
Hội nghị chuyên đề
- Họp lãnh đạo, HĐQT .
- Hội nghị khách hàng
Họp giao ban
Họp với cấp dưới để kiểm soát công việc.
- Hội thảo
5.3. THỰC TRẠNG HỘI HỌP HIỆN NAY
* Theo Chỉ thị số 32/1999/CT-TTg ngày 29/10/1999 của TTCP: Quá nhiều - Nặng tính hình thưc �- Nghèo nội dung - Hiệu quả thấp - Lãng phí .
* Nhận thức về HH còn nhiều lệch lạc
* Ý� thức chấp hành quy định về HH còn yếu kém
* Thiếu sót về kỹ thuật tổ chức HH
* Năm 1947, Hồ Chủ tịch đã nêu khuyết điểm:
- Chuẩn bị kém
- "Nói mênh mông . chỉ chừa một điều không nói đến là ."
5.4. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HỘI HỌP
1. Ban hành các văn bản quản lý hội họp
2. Các cơ quan ban hành quy chế cụ thể về hội họp
3. Thực hiện các chủ trương, biện pháp do TTCP quy định tại Chỉ thị 32/1999/CT-TTg
4. Chống lãng phí trong hội họp
5.5. QUẢN LÝ HỌP Ở TRUNG QUỐC
Chống quan niệm: g/q vấn đề chủ yếu bằng họp
2. Quy định đảm bảo ngắn gọn
3. Ra lệnh cấm các nhà lãnh đạo:
- Dự những cuộc họp mang tính hình thức
- Nghiêm cấm họp ở khách sạn, nhà hàng, .
- Cấm tổ chức chiêu đãi, tặng quà lưu niệm .
- Cấm tham dự lễ khởi công, lễ kỷ niệm .
(Theo Nhân dân nhật báo, TQ)
5.6. Quy trỡnh toồ chửực hoọi hoùp
Bửụực I. CHUA�N Bề
a. Chuẩn bị về khâu tổ chức:
- Xác định chủ đề, mục tiêu, chương trình
(C.M.C)
- Lập kế họach tổ chức hội nghị
- Xác định thời gian, địa điểm
- Xác định thành phần, soạn và gửi thư mời
- Xây dựng chương trình nghị sự
b. Chuẩn bị về nội dung:
- Tài liệu, văn kiện hội nghị
- Tổng hợp ý kiến thảo luận, kết luận, NQ.
c. Chuẩn bị cơ sở vật chất
5.6. Quy trình tổ chức hội họp (tt)
Bước II: TRỰC TIẾP ĐIỀU HÀNH
- Luoân naém vöõng C.M.C
- Baét ñaàu vaø keát thöùc ñuùng giôø
- Daønh thôøi gian giôùi thieäu muïc ñích, yeâu caàu, phöông phaùp vaø nhöõng chæ daãn caàn thieát
- Thöïc hieän toát caùc noäi dung trong chöông trình
- Xaùc ñònh roõ nhöõng vaán ñeà caàn baøn
- Toå chöùc thaûo luaän, keát luaän, ra NQ ñeå hình thaønh nhaän thöùc chung
5.6. Quy trình tổ chức hội họp (tt)
Bước III: SAU HỘI NGHỊ
a. Hoàn tất văn bản
b. Gửi biên bản đến nơi liên quan
c. Tổ chức triển khai công việc
d. Tổng kết, rút kinh nghiệm
e. Thanh quyết toán
g. Lập hồ sơ hội nghị
5.7. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI CHỦ TRÌ
- Xaực ủũnh roừ muùc ủớch, yeõu ca�u, phửụng phaựp, quy taộc
- Luoõn hửụựng vaứo chuỷ ủe� chớnh
- Khớch leọ caực thaứnh vieõn trao ủoồi, tranh luaọn
- Giửừ vửừng thụứi gian bieồu, lũch trỡnh
- Toồng hụùp, keỏt luaọn thoỷa ủaựng, chớnh xaực
- Tớnh trửụực nhửừng tỡnh huoỏng baỏt thửụứng
- Bieỏt laộng nghe, khai thaực yự tửụỷng cuỷa ngửụứi khaực
- Kie�m cheỏ, traựnh nhửừng xung ủoọt coự tớnh chaỏt caự nhaõn
5.8. VAI TRÒ CỦA THƯ KÝ
- Ghi biên bản đầy đủ, khách quan, chính xác
- Đọc lại biên bản cho mọi người nghe (nếu cần
- Hoàn chỉnh biên bản và gửi những nơi cần thiết trong thời gian sớm nhất
- Thu thập tài liệu, lập hồ sơ hội nghị

6.1. TA�C DUẽNG CU�A KIE�M TRA, KIE�M SOA�T CO�NG VIE�C

- Laứ moọt bieọn phaựp taỏt yeỏu vaứ quan troùng
- Giuựp xem xeựt, ủaựnh giaự coõng vieọc
- Phaựt hieọn nhửừng sai la�m, baỏt hụùp lyự ủeồ ngaờn ngửứa vaứ ủie�u chổnh
- ẹeồ nhaứ quaỷn lyự laứm chuỷ tỡnh hỡnh
6.1. TA�C DUẽNG CU�A KIE�M TRA, KIE�M SOA�T CO�NG VIE�C (tt)

+ Laừnh ủaùo, quaỷn lyự laứ phaỷi kieồm tra
+ "Theo doừi vaứ kieồm tra xeựt ủeỏn cuứng laứ ủieồm maỏu choỏt trong heọ thoỏng toồ chửực cuaỷ ta (Daniel Ollivier, Phaựp).
+ Kieồm tra nhử ngoùn ủeứn pha; 9/10 khuyeỏt ủieồm vỡ thieỏu kieồm tra; kieồm tra toỏt thỡ coõng vieọc tieỏn boọ gaỏp 10, gaỏp traờm la�n (Ho� Chuỷ tũch, 1948)
6.2. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA, KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC
1. Các nguyên tắc kiểm tra, kiểm soát:
- Toàn diện - Khách quan
- Kịp thời - Cụ thể
2. Các phương pháp kiểm tra:
- Kiểm tra tổng thể
- Kiểm tra thường kỳ
- Kiểm tra đột xuất
- Kiểm tra thống kê
---> Hồ Chủ tịch nói về cách kiểm tra : * Có hệ thống
* Trực tiếp, không chỉ qua giấy tờ�
* Thật thà, tự phê bình và phê bình

6.2. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA, KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC (tt)

3. Quy trình kiểm tra, kiểm soát
- Xác định mục tiêu
- Lập kế hoạch
- Truyền đạt cho nhân viên biết phần việc của mình liên quan đến kiểm tra
- Lập ra tiêu chuẩn
- Thu thập dữ liệu để đo lường tiến độ thực hiện
- Đánh giá kết quả, hiệu quả
- Xử lý, điều chỉnh kế hoạch
6.2. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA, KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC (tt)
4. Lưu ý:
+ KT đi liền với lập KH & tổ chức thực hiện KH công tác
+ "Thà kiểm sóat hơi gắt gao một chút còn hơn là mất kiểm sóat" (Richard Sloma, Mỹ)
+ Cần chọn những điểm mấu chốt để KT
+ Yêu cầu cấp dưới tự kiểm tra
+ Cần tránh kiểm tra nửa vời, trung gian
+ Chu kỳ kiểm tra càng ngắn càng kết quả
+
7.1. KHA�I NIE�M VAấN HO�A TO� CHệ�C CS
1. Văn hóa: Là toàn bộ sáng tạo của con người tích lũy trong quá trình hoạt động thực tiễn - xã hội, được đúc kết thành hệ giá trị và chuẩn mực xã hội, biểu hiện thông qua vốn di sản VH và ứng xử VH của cộng đồng người (Theo GS. Hoàng Vinh)

2. Văn hóa tổ chức: Hệ thống các gía trị, các chuẩn mực chung trong tổ chức được thừa nhận và có ảnh hưởng quan trọng đến hành vi của các thành viên. (Theo PGS, TSKH. Nguyễn Văn Thâm)

3. Văn hóa tổ chức công sở: Là một hệ thống giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin, giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc và hiệu quả hoạt động của công sở. (Theo PGS, TSKH. Nguyễn Văn Thâm)
7.2. NỘI DUNG VĂN HÓA TỔ CHỨC CÔNG SỞ
1. Hiệu quả làm việc và những biểu hiện liên quan trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công sở:
- Hiệu quả, chất lượng công việc
- Tính tự quản, tự giác của cán bộ công chức
- Ý thức chấp hành luật lệ, quy chế làm việc
- Nề nếp làm việc khoa học
- Thái độ, phong cách lãnh đạo
- Thái độ giao tiếp ứng xử với nội bộ, công dân, tổ chức - Mối quan hệ, bầu không khí làm việc

7.2. NỘI DUNG VĂN HÓA TỔ CHỨC CÔNG SỞ (tt)
2. Nhửừng phaồm chaỏt, ủửực tớnh cuỷa caựn boọ coõng chửực
- Traọt tửù, goùn gaứng - Giửừ bớ maọt, kớn ủaựo
- Tớnh chuỷ ủoọng, saựng taùo trong coõng vieọc
3. Nhửừng bieồu hieọn be� ngoaứi, mang tớnh thaồm myừ
- Tử theỏ, aựnh maột - Caựch aờn maởc
- Trang ủieồm - Caựch noựi
- Caựch cử xửỷ: Bieồu loọ tỡnh caỷm ủuựng mửùc, tửù tin, loứng nhieọt tỡnh, lũch sửù, nheù nhaứng, giuừ lụứi hửựa, bieỏt kie�m cheỏ, bỡnh túnh.
- Moõi trửụứng CS
7.3. NHÀ QUẢN LÝ VỚI VĂN HÓA CS
1. Naộm vửừng vaờn hoựa toồ chửực coõng sụỷ
2. Phaỷi thửùc sửù laứ ngửụứi coự vaờn hoựa, gửụng maóu vỡ raống: "Nhaõn caựch cuỷa ngửụứi laừnh ủaùo vaứ phong caựch quaỷn lyự cuỷa oõng ta trong moọt chửứng mửùc naứo ủoự goựp pha�n laứm neõn vaờn hoựa toồ chửực (Theo Amiel, . trong Khoa học quaỷn lý hành chính, tr.40)
3. Tửù ủaựnh giaự tỡnh hỡnh vaờn hoựa trong coõng sụỷ
4. Thửụứng xuyeõn chaờm lo xaõy dửùng vaờn hoựa trong coõng sụỷ
7.4. THỰC TRẠNG VĂN HÓA TỔ CHỨC CÔNG SỞ HIỆN NAY

Ưu điểm

2. "Bộ máy và công chức đuối tầm, không chỉ về năng lực mà quan trọng hơn là đạo đức, phẩm chất, thể hiện sự thấp kém trong văn hóa lãnh đạo, quản lý" (Thủ tướng P V Khải, phát biểu tại kỳ họp HĐND Hà Nội ngày 28/7/2004)
8.1. CA�C YE�U TO� VE� ẹIE�U KIE�N LAỉM VIE�C CU�A CO�NG Sễ�
1. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc:
- Lựa chọn địa điểm nơi đặt công sở
- Bố trí, sắp xếp mặt bằng công sở
- Bố trí diện tích nơi làm việc
- Sắp xếp phòng làm việc: chỗ ngồi, vật dụng.
2. Khung caỷnh (môi trường làm việc)
3. Thiết bị, phương tiện làm việc
8.2. TÁC DỤNG CỦA ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG SỞ
- Hoạt động có chất lượng, naờng suất, hiệu quaỷ
- Tiết kiệm các chi phí, chống lãng phí
- Giaỷm thiểu hao tổn về sức lực, ủaỷm baỷo sức khỏe
- Là một nội dung quan trọng của Tổ chức lao động khoa học
8.3. Yêu cầu
Bố trí, sắp xếp nơI làm việc

1. Phù hợp với chửực naờng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
2. Tận dụng diện tích nơi làm việc
3. Giaỷm thời gian di chuyển giửừa các bộ phận có liên quan, baỷo ủaỷm luo�ng coõng việc
4. Duy trỡ chất lượng công việc do kiểm soát tốt hơn
5. Tiết kiệm được chi phí cho các dịch vụ
6. Tạo được tâm lý phấn khởi, gắn bó với công việc
7. Tạo thuận lợi khi cần thiết phaỷi bố trí lại
8. An toaứn trong việc sử dụng các thiết bị
9. Có tính thẩm mỹ
8.4. Lựa chọn, bố trí nơI đặt cS
- Tuân thủ quy hoạch đã được duyệt
- Phù hợp với chửực naờng, nhiệm vụ của từng loaùi coõng sụỷ
- Hỡnh thaứnh nhửừng khu chửực naờng trong moọt ủoõ thũ, một coõng sụỷ
- Traựnh boỏ trớ tuứy tieọn vỡ nhửừng lụùi ớch trửụực maột
8.5. Bố trí mặt bằng công sở

- Moâ hình kheùp kín (Kieåu ñoùng)
- Moâ hình maët baèng môû (Open plan office)û
- Moâ hình keát hôïp
8.6. Tiêu chuẩn, định mức diện tích
nơI làm việc

1. nước ngoài:
- Chức vụ Mỹ CHLB ẹức
- TTCQ 37m2 20 - 50
- PTT 19
- T Phòng 7,5 - 9,3
- Chuyeõn viên 4,6 - 5,6
2. Việt Nam (Qẹ số 147/1999/Qẹ-TTg ngày 5/7/1999)
- Bộ trưởng 40 - 50 m2 - Thứ trưởng 30 - 40
- Vụ trưởng 20 - 25 - Trưởng phòng 10 - 12
- Chuyeõn viên 8 - 10 - Cán sự 6 - 8
- NV phục vụ 5 - 6
8.7. Sắp xếp trong phòng làm việc
1. Kê bàn ghế:
- Sắp xếp theo thủ tục và luồng công việc
- Theo từng nhóm công việc
- Mỗi vị trí cần có một không gian rieõng bieọt tương đối
- Bàn quay về một hướng
- Không kê đối diện nhau, nhỡn thẳng ra cửa sổ,
đối diện tường nhà

2. Vật dụng trong phòng:
- ẹầy đủ - ẹặt trong tầm tay với
- Luôn ở tỡnh trạng tốt - Trật tự, ngaờn nắp
- Lửu yự: Moói naờm mất 6 tuần để tỡm kiếm vật dụng
8.7. Sắp xếp trong phòng làm việc (tt)
Rosalyn Dexter, trong cuoỏn"ệ�ựng dụng phong thủy trong baứi trớ vaờn phoứng laứm vieọc" ủaừ nêu:
a. 20 nguyên tắc khi sắp xếp chỗ ngồi và vật dụng trong phong l�m vi?c:
- Ngo�i ủoỏi dũeõn vụựi loỏi vaứo phoứng
- Khoõng ủeồ loỏi ủi sau gheỏ
Ngo�i ụỷ baứn laứm vieọc nhỡn ủửụùc caực loỏi ủi
8.7. Sắp xếp trong phòng làm việc (tt)
- Không đặt bàn làm việc thẳng hướng cửa vào phòng
- Vật dụng trong tầm tay với
- Điện thọai ở phía tai nghe thuận
- Trang trí không gian riêng cho bạn
- Bàn làm việc là nơi giao tiếp tốt
- Bàn làm việc có thể kích thích được 5 giác quan
8.7. Sắp xếp trong phòng làm việc (tt)
- Trang trí màu sắc nơi làm việc thích hợp
- Nơi làm việc sạch, thoáng mát
- Thiết bị trong văn phòng không hư hỏng, sử dụng cẩn thận
- Dùng cây xanh để lọc khí độc
- Nên bài trí lại sau một thời gian
- Sắp xếp lại bàn làm việc sau mỗi ngày, vv.
b. B? trí ch? ng?i h?p theo phong th?y: kim - m?c - h?a - th?y - th?
BỐ TRÍ BÀN HỌP
1. Bố trí chỗ ngồi kiểu "kim"
2. Bố trí kiểu "mộc"

3. Bố trí kiểu "hỏa"

4. Bố trí theo kiểu "thủy"
5. Bố trí theo kiểu "thổ"
8.8. MôI trường làm việc công sở
1. A�nh sáng, màu sắc:
- Tính toán tiêu chuẩn chiếu sáng hợp lý (lux)
- ẹộ chiếu sáng phù hợp với từng loại phòng
- Cách bố trí chiếu sáng: Tự nhiên hoặc đèn
- Sử dụng màu sơn phòng, trần nhà phù hợp
2. Không khí - nhiệt độ:
- ẹaỷm baỷo nhiệt độ phòng làm việc theo Tiêu chuẩn các thông số vi khí hậu trong phòng do Bộ XD ban hành ngày 25/2/2004:
+ Thời kỳ lạnh: nhiệt độ tiện nghi 21,5 - 24,5
+ Thời kỳ nóng: -------------------- 24 - 28
+ ẹộ ẩm tương đối: 75 - 80%
- ẹaỷm baỷo độ thông thoáng, độ sạch của không khí


8.8. MôI trường làm việc công sở (tt)
3. Tiếng động (Độ ồn)
- Đảm bảo tuân theo tiêu chuẩn:
20 - 30d: lao động trí óc
50d: môi trường văn phòng
Từ 90d: nguy hiểm cho sức khỏe, vv.
- Phòng chống:
+ Các biện pháp thông thường
+ Các biện pháp hiện đại
8.9. Trang thiết bị, phương tiện làm việc
1. Yêu cầu chung:
- Thích hợp với từng loại công việc
- Tạo ra môi trường vaờn hóa cho công sở
- Tiết kiệm - Không ngừng hiện đại hóa
2. Các thiết bị thông dụng:
- Thiết bị soạn thaỷo VB - Thiết bị sao, in VB
- Thiết bị truyền phát VB - Thiết bị xử lý thông tin
- Thiết bị viễn thông
- Các vật dụng vaờn phòng, v.v.
Chg III. PH HƯỚNG & BI?N PH�P N�NG CAO HI?U Q?A DI?U H�NH CS
1. Phuong hu?ng chung
1.1. Nhận thức đúng về tầm quan trọng của công sở & KTĐH công sở
1.2. Tiếp tục thực hiện Đề án đổi mới phương thức điều hành & HĐH công sở
1.3. Thực hiện đồng bộ các biện pháp đổi mới KTĐH trong CCHCNN
2. ĐỀ ÁN ĐỔI MỚI PHƯƠNG THỨC ĐIỀU HÀNH & HĐH CÔNG SỞ
2.1. Yêu c?u c?a D? án

1. Xác định rõ PTĐH của các cơ quan HCNN
2. Nâng cao chất lượng p/hợp, làm rõ nguyên tắc làm việc, xiết chặt kỷ luật, kỷ cương hành chính
3. Quy chế hóa, ch/hóa, c/khai hóa quy trình g/q công việc
4. Thống nhất hệ thống biểu mẫu, giấy tờ HC
5. Xây dựng QH tổng thể CS, đầu tư xây dựng, sửa chữa, nâng cấp CS
6. Tiêu chuẩn hóa chế độ TTB, phương tiện làm việc
ĐỀ ÁN ĐỔI MỚI PTĐH & HĐH CS
2.2. THIẾU SÓT VỀ PTĐH và HĐH CS TRONG HỆ THỐNG HCNN
1. Phương thức điều hành nhiều bất cập, vừa tập trung quan liêu vừa phân tán
2. Phân công, phân cấp thiếu rành mạch
3. Trật tự, kỷ cương chưa nghiêm
4. Phối hợp công việc còn yếu kém
5. Quy chế làm việc thiếu, chưa thống nhất
6. Quy trình làm việc chưa chuẩn hóa, công khai hóa
7. Họp và giấy tờ hành chính nhiều
ĐỀ ÁN ĐỔI MỚI PTĐH & HĐH CS
2.2. THIẾU SÓT VỀ PTĐH và HĐH CS (tt)

8. Đầu tư, xây dựng CS thiếu QH, tùy tiện, tốn kém
9. HĐH công sở thiếu tính đồng bộ, chuẩn hóa, chưa phù hợp, hiệu quả thấp
10. Nhận thức HĐH CS chỉ là xây cất trụ sở, mua sắm TTB, không thiết thực
ĐỀ ÁN ĐỔI MỚI PTĐH & HĐH CS
2.3. NỘI DUNG ĐỀ ÁN CỦA TTCP
1. Nâng cao chất lượng phối hợp công việc
2. Rà sóat, đánh giá, xây dựng tốt QCLV
3. Thí điểm, triển khai áp dụng ISO vào các cơ quan HCNN
4. Cải tiến hội họp, giảm giấy tờ, mẫu hóa VBQLNN
5. Xây dựng quy họach hệ thống CS
6. Xây dựng, nâng cấp hệ thống CS
7. Xây dựng và thực hiện chế độ trang thiết bị, phương tiện làm việc
3. CÁC BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI
KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH
1. Xây dựng quy trình chuẩn, mô hình mẫu trong ĐH hoạt động công sở
2. Tăng cường sử dụng thiết bị hiện đại để xử lý công việc đạt hiệu cao
3. Xây dựng định mức, thực hiện tiêu chuẩn hóa
4. Đổi mới, hiện đại hóa văn phòng
5. Tăng cường và đổi mới kiểm tra, kiểm soát công việc
6. Tăng cường bồi dưỡng kỹ năng hành chính


CHUÙC CAÙC BAÏN THAØNH COÂNG
Xin caûm ôn !